Liên hệ
Tài trợ - Quảng cáo
Giới thiệu về Mtools
Giới thiệu Mtools.vnTải file.
        Điều hành và trao đổi là 2 yếu tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả công việc trong các cơ quan, tổ chức. Làm thế nào để điều hành công việc hiệu quả? Làm thế nào để các thành viên trong cơ quan giao tiếp, trao đổi với nhau một cách thông suốt? Làm thế nào để một văn bản, một chỉ thị khi ban hành ra, nó đến được với đúng người nhận một cách nhanh nhất? Làm thế nào để người lãnh đạo có thể điều hành công việc của cơ quan khi đang đi công tác hoặc vì một lý do nào đó mà không đến được cơ quan?, .... Đây là những câu hỏi mà người lãnh đạo một cơ quan, một tổ chức luôn tìm cách giải quyết.
        Là một công ty nhưng với quy mô hoạt động của 1 tập đoàn, văn phòng đại diện có mặt ở rất nhiều tỉnh thành trong cả nước, Công ty cổ phần TM DV Huỳnh Gia Phát đã phát triển bộ công cụ điều hành công việc trực tuyến (Mtools.vn) nhằm giúp lãnh đạo công ty có thể điều hành thông suốt mọi hoạt động của Cơ quan mình mà không phụ thuộc vào không gian địa lý. Sau một thời gian dài áp dụng một cách hiệu quả vào Doanh nghiệp của mình, nay công ty Huỳnh Gia Phát muốn chia sẽ lợi ích mà bộ công cụ này đến cộng đồng các Cơ quan, Doanh nghiệp muốn áp dụng hình thức điều hành trực tuyến. Với phương châm xã hội hóa & tin học hóa công tác quản lý, bộ công cụ điều hành trực tuyến này hiện tại được công ty Huỳnh Gia Phát cung cấp cho cộng đồng một cách miễn phí. Các tính năng của bộ công cụ điều hành công việc trực tuyến Mtools.vn gồm:
        Dành cho các Cơ sở giáo dục (trường học, sở - ban - ngành, trung tâm giáo dục):
        Hệ thống thông báo:
        Hệ thống thông báo hoạt động hiệu quả với 2 mức thông báo, đó là thông báo của ban lãnh đạo & thông báo của các phòng ban. Một thông báo được xem như là một mệnh lệnh, một điều lệnh mà khi được ban hành, mọi thành viên nhận được thông báo bắt buộc phải thực thi. Chính vì là một điều lệnh nên thông báo khi được ban hành phải được lãnh đạo duyệt qua. Hệ thống cho phép người ban hành thông báo chọn các bộ phận, các nhóm người dùng hay cụ thể những người dùng nào được nhận thông báo. Một thông báo cho phép gởi kèm các file gởi kèm nếu các thông báo cần thêm các thông tin minh họa hoặc ban hành lại các thông tin, chính sách của nhà nước. Các thông báo sẽ được sắp xếp theo thời gian và không bị xóa khỏi hệ thống, nó sẽ được lưu giữ vĩnh viễn và có công cụ tìm kiếm, truy lục một cách hiệu quả nhằm giúp Cơ quan có thể lích lũy thành một thư viện các thông báo theo thời gian.
        Hệ thống báo cáo:
        Cấp thấp hơn của thông báo đó là hệ thống gởi nhận các báo cáo. Báo cáo có thể được gởi từ cấp trên xuống, có thể gởi từ cấp dưới lên cấp trên hoặc cũng có thể là bản trao đổi công việc của các thành viên ngang cấp. Do bản chất của báo cáo là trao đổi công việc nên nó không cần phải được duyệt trước khi gởi đến người nhận. Cũng giống như thông báo, báo cáo cho phép gởi kèm các file gởi kèm. Các báo cáo có thể được gởi phản hồi (reply) lại cho người gởi hoặc gởi chuyển tiếp (forward) cho người nhận khác. Các báo cáo cũng được lưu trữ và tìm kiếm một cách dễ dàng. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp cơ chế tạo thư mục riêng để lưu trữ các báo cáo. Mặc định, hệ thống tự động tạo cho người dùng hai thư mục đó là “Báo cáo gởi” và “Báo cáo nhận”, còn lại các thư mục khác do người dùng tự tạo lấy nhằm mục đích lưu trữ riêng công việc cụ thể của mình (chẳng hạn như thư mục lưu các báo cáo của Đoàn, của Công đoàn, …). Giống như thông báo, các báo cáo cũng cho phép gởi cho nhiều người nhận, gởi cho 1 phòng ban, gởi cho một nhóm người (đã đặt tên nhóm trước đó – tham khảo mục tạo nhóm trao đổi) hoặc gởi cho từng người nhận đơn lẻ.
        Hệ thống tin nhắn:
        Cấp thấp nhất trong hệ thống trao đổi đó là tin nhắn. Tin nhắn cho phép trao đổi nhanh giữa 2 thành viên của Cơ quan, nó cho phép xóa cũng như mặc định tự xóa sau 30 ngày, đây là công cụ trao đổi mang tính tức thời và chỉ được gởi/ nhận giữa 2 thành viên, tuy nhiên, nó cho phép đầy đủ các chức năng gởi chuyển tiếp (forward), gởi phản hồi (reply) cũng như gởi file đính kèm. Một tính năng đặc biệt của tin nhắn nữa là nó cho phép hẹn ngày/ giờ gởi, ví dụ tuần sau mới đến sinh nhật của một đồng nghiệp, tuy nhiên chúng ta sợ quên, nên hôm nay chúng ta soạn tin nhắn chúc mừng và hẹn giờ gởi là đúng ngày giờ sinh nhật (của tuần sau), khi đó, đến đúng ngày giờ hệ thống sẽ gởi tự động cho Quí vị.
        Ba hệ thống trao đổi này (thực chất là bốn vì thông báo được chia làm hai gồm thông báo của lãnh đạo và thông báo của các phòng ban) sẽ được tổ chức một cách dễ tiếp cận nhất ngay trên trang chủ với đầy đủ hệ thống cảnh báo khi có thông báo/ báo cáo/ hay tin nhắn mới. Kèm theo đó, bên tay trái sẽ có công cụ thống kê Quý vị có bao nhiêu thông báo chưa đọc/ chưa duyệt, bao nhiêu báo cáo đến mà chưa đọc, bao nhiêu tin nhắn đến mà chưa đọc, … để giúp Quý vị không bỏ sót một thông báo/ báo cáo hay một tin nhắn nào.
        Hệ thống tìm kiếm:
        Cho phép tìm một cách hiệu quả với cơ chế tìm kiếm gần đúng giống google với các tùy chọn mở rộng ngoài từ khóa tìm gồm ngày gởi/ nhận, loại phương tiện trao đổi (tìm trong thông báo, báo cáo gởi, báo cáo nhận hay tin nhắn), tìm theo thời gian (gởi/ nhận từ ngày nào đến ngày nào) và tìm theo trạng thái (đã được đọc hay chưa).
        Các chức năng dành cho người quản trị/ điều hành:
        Tạo/ xóa/ sửa các phòng ban chức năng/ bộ môn:
        Công cụ này cho phép người điều hành tạo ra và quản lý các phòng ban chức năng trong cơ quan mình (ví dụ đối với trường học sẽ có: Ban Giám Hiệu, Tổ Toán, Tổ Lý, Tổ Ngoại ngữ, Tổ Văn phòng, ….), để từ đó chúng ta phân chia các người dùng (user) vào các phòng ban cụ thể, sau này sẽ tiện trong việc quản lý, phân chia, điều hành cũng như gởi nhận các thông báo/ báo cáo/ tin nhắn.
        Tạo/ xóa/ sửa các loại chức vụ trong cơ quan:
        Công cụ này cho phép người điều hành tạo ra và quản lý các chức vụ trong cơ quan mình (ví dụ đối với trường học sẽ có: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Tổ trưởng, …), để từ đó chúng ta phân chia các người dùng (user) vào các chức vụ cụ thể, sau này đến mục phân quyền, chúng ta sẽ phân các quyền hạn (quyền tạo thông báo, quyền duyệt thông báo, quyền quản lý người dùng, quyền quản lý phòng ban, …) cho từng chức vụ người dùng này (ví dụ: Hiệu trưởng sẽ có quyền hạn cao nhất và nhiều nhất gồm: quản lý phòng ban, quản lý người dùng, quản lý phân quyền, được phép tạo và duyệt thông báo, …. Trong khi đó, với chức vụ của một tổ trưởng thì người dùng đó chỉ được phép tạo và duyệt các thông báo do phòng ban/ tổ bộ môn của mình ban hành, còn lại sẽ không được duyệt thông báo cho ban lãnh đạo, không được quản lý phòng ban, không được quản lý người dùng, …).
        Quản lý phân quyền:
        Đây là bước phân chia hoặc thu hồi các quyền hạn trong hệ thống cho một nhóm người cụ thể (theo chức vụ). Những người dùng nào thuộc về một chức vụ nào đó thì sẽ có được các quyền phân cho chức vụ đó. Việc quản lý phân quyền gồm có phân thêm quyền hạn hoặc cũng có thể là thu hồi các quyền hạn sau khi đã phân chia tùy vào tính huống quản lý của người quản trị cấp cao. Cần nhắc lại là người có chức vụ cao nhất trong Cơ quan như Hiệu trưởng, Trưởng phòng Giáo dục, Giám đốc, … sẽ là người có quyền hạn cao nhất (toàn quyền) trong hệ thống.
        Quản lý người dùng:
        Hệ thống cho phép thêm/ xóa/ sửa thông tin của người dùng. Hệ thống không giới hạn số lượng người dùng. Ngoài các thông tin cơ bản khi thêm người dùng như mã đăng nhập, mật khẩu khởi tạo, Họ tên, Ngày sinh, Ngày nhận công tác tại cơ quan, địa chỉ, điện thoại, … còn có một tấm hình 3x4 để hiển thị trên đầu trang khi người dùng đó đăng nhập hệ thống. Song song với việc cung cấp các thông tin liên quan đến người dùng, người quản trị còn phải phân chia người dùng đó vào phòng ban và chọn chức vụ cụ thể cho người dùng đó. Khi một người dùng chuyển phòng ban hoặc thay đổi chức vụ, người quản trị phải cập nhật lại các thông tin này. Việc cập nhật người dùng đúng vị trí và chức năng của họ giúp chúng ta dễ quản lý, việc gởi/ nhận thông tin đúng người, đúng việc.
        Chức năng tạo và duyệt thông báo:
        Người quản trị (hoặc những người dùng được phân cho quyền tạo & duyệt thông báo) sẽ được phép truy cập đến chức năng tạo thông báo (đã nêu ở phần trên). Ngoài tạo thông báo, người được phân quyền sẽ được phép duyệt các thông báo. Thông báo sau khi được duyệt sẽ được ban hành (gởi đến những người được nhận theo danh sách).
        Chức năng quản lý nhắc nhở:
        Một chức năng nhỏ nhưng rất hiệu quả của hệ thống điều hành công việc trực tuyến này này là chức năng nhắc nhở công việc. Chỉ những người được phân quyền mới có thể quản lý (thêm/ xóa) các nhắc nhở này, các nhắc nhở sẽ được chạy qua và lặp lại liên tục nay trên đầu trang chủ, nhằm nhắn cho các nhân viên một công việc cần lưu ý nào đó (ví dụ Thầy hiệu phó chuyên môn nhắc toàn thể giáo viên hạn cuối nộp đề thi học kỳ II là ngày 30/4/2011).
        Các chức năng chung:
        Chức năng tìm kiếm & truy vấn thông tin người dùng:
        Chức năng này cho phép mọi thành viên có thể tìm kiếm thông tin của các người dùng khác trong hệ thống. Với chức năng này, người dùng có thể xem thông tin của các người dùng trong hệ thống theo phòng ban, theo chức vụ, tìm kiếm theo từ khóa hoặc theo ngày vào làm (từ ngày… đến ngày…). Bên cạnh chức năng tìm kiếm & truy vấn người dùng, chức năng này còn cung cấp cơ chế thêm thông tin giới thiệu cho từng người dùng, mỗi người dùng được phép thêm thông tin giới thiệu về bản thân của mình, nhằm làm phong phú và đỡ nhàm chán trong môi trường thuần túy công việc như thế này. Có thể có một số thành viên có khiếu hài hước, thêm vào những lời giới thiệu hóm hỉnh, mang đến niềm vui cho người đọc.
        Chức năng chúc mừng sinh nhật:
        Hệ thống có một hộp (box) bên tay trái có thống kê những người có sinh nhật trong tháng (dựa vào ngày tháng năm sinh), những người có sinh nhật trong tháng sẽ được hiển thị (cuộn lên) trong nguyên tháng sinh nhật này (để các đồng nghiệp có dịp chúc mừng nguyên cả tháng :) ). Bên cạnh chức năng hiển thị danh sách người dùng có sinh nhật trong tháng, đến đúng ngày sinh nhật, hệ thống sẽ gởi một tin nhắn chúc mừng sinh nhật một cách tự động. Đây là sẽ một món quà bất ngờ mà hệ thống dành cho người dùng, và rất có ít ai có thể chúc mừng sinh nhật cho bạn trong ngày sinh nhật của bạn sớm hơn hệ thống Mtools.vn này được vì đúng vào lúc 0h00” của ngày sinh nhật, hệ thống đã gởi tin nhắn chúc mừng sinh nhật của bạn rồi!.
        Quản lý nhóm cá nhân:
        Đây là một chức năng rất hữu ích bởi vì nó cho phép người dùng tạo ra các nhóm thường xuyên trao đổi, và khi soạn các thông báo/ báo cáo, người dùng chỉ cần chọn nơi nhận là nhóm này thì mọi thành viên trong nhóm sẽ được nhận thông báo, không cần phải chọn nhiều lần từng người một. Việc gởi thông báo/ báo cáo theo nhóm khác với gởi cho phòng ban vì gởi cho phòng ban thì mọi thành viên trong phòng ban đó đều nhận, còn nhóm trao đổi thì có thể là một số người thuộc phòng ban này và một số người thuộc phòng ban khác (Ví dụ: Một người A trong cơ quan muốn tạo một nhóm người dùng có tên là “nhóm ăn nhậu”, nhóm này gồm các thành viên nào do người dùng đó quyết định, và mỗi buổi chiều cuối tuần, khi muốn gởi thông điệp đến các thành viên “ăn nhậu” này là hẹn “ăn nhậu” thì chỉ cần chọn nơi nhận là “nhóm ăn nhậu” thì mọi thành viên trong nhóm đều nhận, bất kể các thành viên trong nhóm thuộc phòng ban nào, thuộc chức vụ gì, …).
        Chức năng góp ý:
        Đây là chức năng thể hiện sự dân chủ trong cơ quan Quý vị, mọi thành viên với chức vụ dù lớn hay nhỏ đều có quyền góp ý. Hệ thống cung cấp 2 mức góp ý, đó là góp ý cho Cơ quan nơi bạn làm việc và góp ý cho hệ thống điều hành công việc Mtools.vn.
        - Góp ý cho Cơ quan của bạn: Bạn có quyền dùng chức năng này để gởi góp ý cho ban lãnh đạo cơ quan, các ý kiến đóng góp của bạn thì chỉ có những người có thẩm quyền nhận góp ý mới nhận & xem được (thường là ban lãnh đạo mới được cấp quyền này), với góp ý, bạn có thể dùng cơ chế ẩn danh (nặc danh) hoặc hiện họ tên đầy đủ tùy vào cấu hình của người quản trị.
        - Góp ý cho hệ thống Mtools.vn: Đây là chức năng mà Mtools.vn cho phép người dùng góp ý về mọi vấn đề của Mtools.vn, nhất là các mặt hạn chế, những việc mà Mtools.vn chưa làm được, để từ đó Mtools.vn có những cải cách, nâng cấp nhằm phục vụ cho Quý vị một cách tốt hơn. Mtools.vn sẽ rất biết ơn những ý kiến đóng góp của Quý vị. Đồng thời, Mtools.vn cũng cam kết có những phần quà thật ý nghĩa hoặc vinh danh tên tuổi của Quý vị vào danh sách những người có đóng góp cho sự phát triển của Mtools.vn.
        Dành cho các Công ty, Xí nghiệp, Doanh nghiệp & Tập đoàn.
        Các chức năng dành cho tổ chức là Công ty, Doanh nghiệp bao gồm tất cả các chức năng giống với tổ chức trường học như: Quản lý Thông báo, Quản lý Báo cáo, Quản lý Tin nhắn, Quản lý phòng ban, Quản lý chức vụ, Quản lý Phân quyền, Quản lý người dùng, … Ngoài ra, các chức năng mà Mtools.vn cung cấp cho tổ chức là Công ty, Doanh nghiệp còn phong phú hơn nhiều, đó là do quy mô và phương thức hoạt động của tổ chức là Công ty, Doanh nghiệp phức tạp hơn so với các tổ chức Giáo dục. Các chức năng mở rộng cho tổ chức là Công ty, Doanh nghiệp như sau:
        Quản lý chi nhánh:
        Đây là chức năng dành cho các công ty có quy mô lớn, có nhiều chi nhánh hoạt động. Trước đây, với cách quản lý thông thường, khi quy mô công ty lớn và phát sinh nhiều chi nhánh, việc quản lý thường trở nên khó khăn và thiếu đồng bộ, có chi nhánh chúng ta quản lý tốt, có chi nhánh quản lý kém; việc ban hành một văn bản, một quy định các chi nhánh không thể nhận được một cách đồng thời, gây trở ngại trong việc quản lý. Với Mtools.vn, tất cả các chi nhánh đều gói gọn trong một hệ thống nhưng được phân chia một cách minh bạch, giúp chúng ta dễ dàng trong việc quản lý.
        Chức năng Nhân viên chấm công:
        Đây là chức năng rất quan trọng và cần thiết trong các Doanh nghiệp. Theo cách quản lý nhân sự thông thường, phòng Nhân sự phải cắt cử một người chuyên lo công việc chấm công cho Nhân viên, nhất là đối với các Doanh nghiệp có đông nhân viên như cách xí nghiệp, …Về sau, chúng ta có thiết bị chấm công bằng thẻ, nhưng công cụ này cũng khá tốn kém gồm chi phí thẻ cho mỗi nhân viên trong mỗi tháng, chi phí nhân công tổng kết lượng dấu trên mỗi thẻ để đếm ngày làm việc của nhân viên vào mỗi cuối tháng, … Mặt khác, cả 2 cách quản lý này đều chưa thể tính được giờ làm việc, chỉ ghi nhận được ngày đó có làm việc hay không, còn việc đến trễ, về sớm, hệ thống không lưu trữ được.
        Với Mtools.vn, tất cả đều minh bạch, mỗi Nhân viên đều có một tài khoản, cứ mỗi ngày đến nơi làm việc, họ đăng nhập vào và thực hiện việc chấm công, người quản lý chỉ cần xác nhận lại việc chấm công của họ. Hệ thống ghi nhận địa chỉ IP của máy tính chấm công, do đó Nhân viên không thể chấm công từ trước hoặc chấm công mà không đến nơi làm việc. Hệ thống sẽ ghi nhận cụ thể đến đơn vị phút chấm công và dữ liệu này sẽ làm cơ sở cho chức năng tính lương sau này.
        Song song với chức năng cho phép nhân viên chấm công là chức năng xem lịch sữ chấm công dành cho cả Nhân viên và quản lý để theo dõi lịch trình làm việc của Nhân viên.
        Chức năng đăng ký nghỉ phép:
        Đây cũng là một chức năng quan trọng trong việc quản lý Nhân sự. Với chức năng này, bây giờ việc xin nghỉ phép và duyệt xin nghỉ phép trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Nhân viên vào chức năng đăng ký nghỉ phép, tạo một phiếu đăng ký nghỉ phép vào một ngày giờ xác định, hệ thống sẽ tự động chuyển phiếu đăng ký này đến người có thẩm quyền duyệt nghỉ phép, khi một phiếu đăng ký nghỉ phép được duyệt, hệ thống sẽ phát sinh một thông báo & gởi ngay lập tức đến cho người đăng ký nghỉ phép và hệ thống sẽ đánh dấu ngày đó Nhân viên sẽ không chấm công.
        Quản lý làm việc ngoài giờ:
        Đây là chức năng cần thiết đối với các Doanh nghiệp có tổ chức làm việc ngoài giờ như Siêu thị, Xí nghiệp có công nhân. Việc đăng ký làm ngoài giờ giúp lãnh đạo chủ động được nguồn lực làm việc ngoài giờ cũng như tiện trong việc tính lương sau này. Kết xuất bảng chấm công: Kết quả của việc chấm công vào mỗi cuối tháng đó là bảng kết quả chấm công. Hệ thống cho phép kết xuất bảng kết quả chấm công này ra nhiều định dạng, mà một trong các định dạng quan trọng đó là dạng file excel, nó sẽ là nguồn dữ liệu đầu vào cho nhiều module quản lý khác, đặt biệt là module tính lương ngay trong hệ thống Mtools.vn này.
        Chức năng tính lương và gởi thông báo lương:
        Đây là chức năng giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí Nhân lực cho phòng kế toán tiền lương. Hệ thống sẽ dựa vào kết quả chấm công, lương cơ bản, các mức thưởng/ phát sẽ tính ra được lương của từng nhân viên. Sau khi có bảng lương kết quả, hệ thống sẽ thông báo cho Nhân viên quản lý việc tính lương xem qua & điều chỉnh nếu cần thiết. Khi bảng lương đã được hoàn thiện & người quản lý xác nhận, hệ thống sẽ tự động gởi thông báo lương đến tất cả các nhân viên trong tổ chức dưới hình thức báo cáo. Như vậy, Mtools.vn sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí trong quản lý, chi phí văn phòng phẩm trong việc in và duyệt phiếu lương. Đồng thời, tất cả các phiếu lương này cũng được lưu trữ lại để truy lục sau này nếu cần.
        Chức năng đăng ký ca làm việc và chạy phân ca tự động:Đối với các Doanh nghiệp có Nhân viên làm việc theo ca thì chức năng này vô cùng cần thiết, vừa cho Doanh nghiệp cũng vừa cho cả Nhân viên. Vào mỗi cuối tháng, các Nhân viên sẽ vào hệ thống để đăng ký ca làm việc cho tháng sau, chẳng hạn một nhân viên vừa làm vừa đi học, họ sẽ rất cần chức năng này để phân bố ca làm việc sao cho phù hợp với lịch học của mình. Kèm với chức năng đăng ký ca làm việc thì sẽ có chức năng chạy phân ca tự động. Đây là chức năng giải quyết bài toán tối ưu. Sau khi có kết quả đăng ký ca làm việc, người quản lý sẽ nhập số lượng nhu cầu Nhân lực cho từng ca, từng ngày giờ làm việc, khi đó hệ thống sẽ phân bố lại lịch làm việc của nhân viên sao cho tối ưu nhất với việc đăng ký của Nhân viên, để tránh trường hợp tất cả Nhân viên đăng ký đi làm cùng một ca mà những ca còn lại không có hoặc có ít nhân viên, không đủ để làm việc. Sau khi chạy phân ca tự động sẽ có kết quả phân lịch làm việc, nó sẽ là kết quả tối ưu nhất có thể cho việc đăng ký của nhân viên, làm dung hòa giữa nhu cầu đăng ký ca làm việc của Nhân viên với nhu cầu nhân lực của Doanh nghiệp.
        Hệ thống sẽ cung cấp cho nhân viên chức năng xem lịch làm việc (là kết quả của việc phân ca), lịch làm việc này tương tự với thời khóa biểu của học sinh và sau này, Nhân viên ca sẽ theo lịch này đi làm và chấm công, mọi kết quả chấm công mà lệch với lịch làm việc sẽ được cảnh báo đến cấp quản lý để có quyết định duyệt hay loại bỏ kết quả chấm công.
        Đăng ký đổi ca, tăng ca:
        Song song với đăng ký ca làm việc, sau khi có kết quả phân ca, phân lịch làm việc mà vì một lý do nào đó, Nhân viên cần phải nghỉ ca, đổi cả, … thì Nhân viên phải đăng ký đổi cả, việc đăng ký đổi ca chỉ được thành công khi có ai đó đồng ý đổi ca với mình và được cấp quản lý duyệt. Đây là chức năng dung hòa với chức năng phân ca ở trên. Việc phân ca, phân lịch làm việc sẽ gán một lịch làm việc cố định cho nhân viên trong một tháng vào đầu mỗi tháng thì chức năng này cho phép Nhân viên làm uyển chuyển lịch làm việc của mình khi có đột xuất trong lịch làm việc bằng cách đổi ca.
        Quản lý văn phòng phẩm:
        Đây là chức năng rất cần thiết cho Nhân viên khối văn phòng và Nhân quản lý văn phòng phẩm. Đối với một số Doanh nghiệp, hàng tháng số tiền hay số vật dụng gọi là văn phòng phẩm cung cấp cho mỗi nhân viên hay mỗi phòng ban là cố định, hoặc một sô doanh nghiệp thì cho phép phòng ban đăng ký số lượng/ chuẩn loại văn phòng phẩm cho phòng ban mình. Căn cứ vào việc đăng ký hoặc số lượng ấn định trước, người quản lý văn phòng phẩm (VPP) sẽ cung cấp & lưu nhật ký cung cấp vào hệ thống. Khi cần truy vấn, hệ thống sẽ cung cấp thông tin cho người quản lý là một tháng cụ thể nào đó, phòng ban nào đó đã nhận VPP hay chưa, ai nhận, nhận lúc nào; đồng thời hệ thống cũng sẽ có bảng tổng kết vào cuối quý, cuối năm, … kết quả sử dụng cũng như chi phí văn phòng phẩm cho từng phòng ban cũng như cho toàn công ty.
        Bên cạnh theo dõi phát VPP và chi phí VPP, Nhân viên quản lý VPP còn có chức năng quản lý xuất - nhập - tồn, giúp quản lý số lượng VPP một cách tốt hơn, tránh một VPP tồn kho quá lâu hay một VPP nào đó nếu cần mà không có, giúp Doanh nghiệp giải quyết kịp thời vấn đề về VPP. Cần lưu ý là chức năng này có thể mở rộng cho quản lý dụng cụ lao động, vật tư lao động đối với các xí nghiệp sản xuất.
        Chức năng quản lý phương tiện, quản lý tài sản dùng chung:
        Các phương tiện và tài sản dùng cho trong công ty đó là phòng hộp, phòng sinh hoạt, xe hơi đi công tác, máy móc thiết bị dùng chung, … Đây là công cụ hữu hiệu cho việc quản lý các phương tiện này.
        Là chúng là các tài sản dùng chung nên trong doanh nghiệp, đôi khi sẽ xảy ra tình trạng tranh chấp, 2 hay nhiều người/ đơn vị có nhu cầu sử dụng cùng lúc. Công cụ này sẽ giải quyết vấn đề trên bằng các lập lịch sử dụng. Những ai, những đơn vị nào muốn sử dụng tài sản dùng chung đều phải đăng ký sử dụng trước, và chỉ được đăng ký vào những lúc mà hệ thống báo là thiết bị/ tài sản rảnh. Một tài sản có 3 trạng thái là rảnh, đang bận, được đăng ký sử dụng và đang chờ duyệt. Như vậy tài nguyên chỉ được sử dụng khi đã được đăng ký trước và được duyệt sử dụng. Việc đăng ký sẽ theo cấp độ ưu tiên và phải được người quản lý duyệt. Tương tự như các chức năng khác trong hệ thống, chức năng đăng ký và sữ dụng tài nguyên cũng được lưu trữ, truy vấn khi cần như cần tra lại xem ngày 31/1 vừa rồi tài nguyên X này do ai sử dụng gây hư hỏng gì, …
        Chức năng quản lý chính sách – Quy trình - Biểu mẫu:
        Đây là chức năng quan trọng quản lý các văn bản mang tích quy định trong Công ty, khi cần xem một văn bản quy định một chính sách nào đó (ví dụ chính sách tăng lương, chính sách hỗ trợ nghỉ cưới, … của Công ty), Nhân viên có thể vào đây truy lục, đọc lại để nắm thông tin. Như vậy để có nguồn cho Nhân viên truy lục, hệ thống cung cấp công cụ cho người quản lý quản lý và đăng tải các văn bản này. Chức năng này được xem như một thư viện về văn bản trong doanh nghiệp, nó rất hữu ích cho các Nhân viên mới vào cần nắm bắt chính sách, quy trình, biểu mẫu cũng như là nguồn tra cứu cho các Nhân viên lâu năm nhưng vì ít sử dụng mà họ không thể nắm bắt hết.
        Chức năng giải trí:
        Đây là chức năng không thể thiếu trong môi trường làm việc căng thẳng của Doanh nghiệp. Chức năng giải trí bao gồm: Quản lý album ảnh; quản lý album nhạc, phim; quản lý chuyên mục truyện cười; Quản lý chuyên mục lời hay ý đẹp. Mỗi nhân viên sẽ có mục quản lý của mình để mình tự giải trí hoặc có thể chia sẽ cho các Nhân viên khác. Đây được xem như một “blog” thu nhỏ của Nhân viên để mỗi nhân viên có thể giải bày sở thích giải trí của mình, nhằm làm hưng phấn thêm không khí làm việc vốn rất căng thẳng ở văn phòng.
        Chức năng hỏi – đáp:
        Đây là chức năng đối thoại giữa Nhân viên và các cấp lãnh đạo. Thông thường thì ở các Doanh nghiệp, các tổ chức, hằng năm thường tổ chức các buổi đối thoại giữa Nhân viên và quản lý. Ở đó, nhân viên có thể chất vấn mọi vấn đề trong công việc và các cấp quản lý phải giải đáp. Trong các tổ chức thông thường, những câu hỏi & câu trả lời này sẽ đi về đâu? Có được lưu và nhắc lại mỗi khi cần thiết hay không? Câu trả lời có lẽ là không! Vì biết quản lý vào đâu, ghi phép vào đâu, và nếu co ghi chép thì Nhân viên cũng đâu biết làm sao mà truy lục! Vậy thì đây là chức năng giải quyết vấn đề trên. Mọi câu hỏi và câu trả lời đều được lưu trữ lại và Nhân viên truy lục nếu cần. Với chức năng này, thậm chí Doanh nghiệp cũng không cần phải hằng năm tổ chức đối thoại cho tốn kém, mà thông qua công cụ này, Nhân viên có thể chất vấn lãnh đạo bất cứ khi nào nếu cần và lãnh đạo cũng có thể trả lời bất cứ khi nào. Và mọi câu hỏi, câu trả lời đều công khai cho phép mọi Nhân viên khác tham khảo. Và dĩ nhiên, chỉ các câu hỏi hợp lý, vì tập thể và vì sự phát triển của Doanh nghiệp mới được duyệt, được trả lời và công bố công khai.

        Ngoài các chức năng mà Mtools.vn cung cấp mặc định và đi kèm theo hệ thống mỗi khi triển khai đến các doanh nghiệp, đội ngũ phát triển Mtools.vn luôn đón nhận sự đóng góp ý kiến và bổ sung thêm các chức năng phù hợp với từng nhu cầu cụ thể của Cơ quan, doanh nghiệp Quý vị.

        Hi vọng với hệ thống điều hành công việc trực tuyến Mtools.vn này, Quý vị có được một công cụ điều hành công việc một cách hiệu quả nhằm khai thác tối đa tiềm lực của cơ quan, đơn vị mình.

        Một lần nữa chúng tôi xin chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp nhằm xây dựng một bộ công cụ ngày càng hoàn chỉnh hơn.

         Trân trọng kính chào.
Tài trợ - Quảng cáo